Le défi de tous les gestionnaires : faire répondre les gens

Créer un bon sondage, c’est déjà du travail.
Mais obtenir des réponses ? C’est souvent l’étape la plus frustrante.

Dans les CSS, les municipalités ou les organisations publiques, on le voit tous les jours :
on envoie un sondage, on espère un bel échantillon représentatif… et trois semaines plus tard, à peine 30 % des gens ont répondu.

Pas parce qu’ils n’ont rien à dire.
Mais parce que le sondage arrive dans une boîte courriel déjà pleine, entre une convocation, un rappel Teams et un rapport à remettre.

Et sans réponses, même le meilleur sondage du monde ne sert à rien.

Pourquoi les gens ne répondent pas ?

Les raisons sont multiples :

• Charge de travail : répondre à un sondage, c’est rarement prioritaire.
• Fatigue de consultation : certains ont déjà rempli cinq sondages cette année sans jamais voir de résultat concret.
• Méfiance : plusieurs doutent encore de l’anonymat ou de l’utilité réelle de leur réponse.
• Longueur : un questionnaire trop long fait décrocher, surtout en fin de journée.

Résultat : une minorité de répondants qui ne reflète pas l’ensemble du personnel, et des décisions basées sur un échantillon biaisé.

Chez Kyogo, on voit ça autrement

Notre philosophie est simple : un bon sondage, ce n’est pas seulement bien posé.
C’est bien reçu.

Voici quelques leviers concrets pour augmenter la participation sans tomber dans la coercition.

1. Créez l’engagement avant même d’envoyer le sondage

L’erreur classique : concevoir un sondage en silo, puis l’annoncer du jour au lendemain.

Or, les équipes embarquent plus facilement quand elles comprennent le pourquoi.
Avant même de rédiger les questions :

• Informez vos gestionnaires qu’un sondage s’en vient.
• Présentez ce que vous voulez comprendre (ex. : climat de travail, communication, reconnaissance).
• Invitez-les à suggérer quelques thèmes.

Ce petit effort crée de l’appropriation.
Et un gestionnaire qui se sent impliqué va naturellement inciter ses équipes à participer.

2. Gardez vos sondages raisonnables

Un bon sondage ne doit pas ressembler à un marathon.
Les gens sont prêts à répondre, à condition que ce soit clair et réaliste.

👉 Visez moins de 10 minutes ou environ 25 questions.
C’est assez pour explorer plusieurs dimensions sans provoquer la fatigue des répondants.

Un questionnaire bien structuré, avec un enchaînement fluide et un design simple, vaut mieux qu’un long formulaire rempli à la hâte.

L’important n’est pas de tout demander, mais de poser les bonnes questions, celles qui servent réellement à agir.

3. Communiquez comme si vous faisiez du marketing… interne

Un sondage, c’est une campagne de communication.
Et comme toute campagne, il faut créer un narratif clair et cohérent :

“On veut mieux comprendre votre réalité. Vos réponses sont anonymes. Et surtout : on s’engage à partager les résultats.”

Envoyez un courriel signé d’un dirigeant connu (DG, direction des ressources humaines, direction d’école).
Ajoutez un rappel amical, pas culpabilisant.
Et surtout, expliquez ce qui a changé depuis le dernier sondage :

“L’an passé, plusieurs ont mentionné un manque de clarté dans la communication interne. Depuis, on a mis en place les réunions d’équipe du lundi matin.”

C’est le meilleur moyen de prouver que les réponses ne partent pas dans le vide.

4. Respectez la confidentialité, et montrez-le

Rien n’est plus démotivant qu’un sondage perçu comme “à risque”.
Si les répondants croient qu’on peut les retracer, ils se censurent.

Rappelez clairement :

• que les réponses sont anonymisées,
• qu’aucun gestionnaire n’a accès aux réponses individuelles,
• que seules les tendances globales sont analysées.

Chez Kyogo, les données sont hébergées au Québec, chiffrées et pondérées pour corriger les biais de non-réponse.
Parce qu’une donnée de confiance, c’est une donnée utile.

5. Agissez rapidement sur les résultats

La participation future dépend toujours de la crédibilité passée.

Après chaque sondage, partagez les constats principaux et les suites prévues :

“Vous avez mentionné un besoin de clarté dans les priorités ; dès la prochaine rentrée, chaque équipe aura une feuille de route trimestrielle.”

Les répondants doivent sentir que leur contribution mène à des actions visibles.
Sinon, la prochaine fois, ils ne prendront pas 5 minutes pour répondre.

6. Mesurez et ajustez

N’attendez pas d’avoir 100 % de participation.
Ce chiffre n’a souvent aucun sens statistique — et peut même signaler une participation forcée.

En général :

• Sous 100 personnes : visez 75-85 %.
• Entre 500 et 1 000 : 70-80 %.
• Au-delà : 65-75 % suffisent à obtenir un portrait fiable.

L’important, c’est la représentativité, pas la perfection.
Kyogo ajuste automatiquement les résultats pour corriger la sous-représentation de certains groupes, afin d’obtenir une image fidèle de l’ensemble.

En résumé

Un bon taux de participation, ça ne se décrète pas.
Ça se construit.

1. Impliquez vos gestionnaires.
2. Restez sous les 10 minutes.
3. Communiquez clairement.
4. Protégez l’anonymat.
5. Agissez vite sur les résultats.

Et souvenez-vous : chaque sondage est une occasion d’écoute, pas un exercice administratif.

Chez Kyogo, notre mission est de rendre cette écoute simple, fiable et représentative — pour que vos décisions reposent sur toutes les voix, pas seulement les plus bruyantes.