Politique de confidentialité
Kyogo fournit une plateforme de diagnostic organisationnel aux organisations publiques et privées du Québec. La présente politique explique nos pratiques pour le site kyogo.ca, les demandes de démonstration, les comptes administrateurs, les invitations aux sondages, les réponses anonymes et les données techniques.
| Question | Réponse courte |
|---|---|
| Où sont les données? | Au Canada |
| Les réponses sont-elles nominatives? | Non |
| OpenAI reçoit-il les verbatims? | Non — les réponses textuelles aux questions ouvertes ne lui sont pas transmises |
| Peut-on demander la suppression? | Oui, pour les données personnelles attribuables |
| Qui contacter? | confidentialite@kyogo.ca |
1. Nos rôles
Le rôle de Kyogo dépend du contexte :
- Pour le site marketing et les demandes qui nous sont adressées directement, Kyogo détermine les finalités de la collecte.
- Pour un sondage commandé par une organisation cliente, cette organisation détermine les objectifs du sondage et les personnes autorisées à consulter les résultats. Kyogo agit comme fournisseur technologique et traite les renseignements selon ses instructions et l’entente écrite applicable.
Le service est fourni par Kyogo Inc., qui exerce ses activités sous le nom Kyogo. Les renseignements juridiques complets de l’entité contractante figurent dans l’offre de service et le contrat applicable. Pour toute question, demande ou plainte relative à la protection des renseignements personnels, vous pouvez joindre le Responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@kyogo.ca.
2. Ce que nous recueillons
Résumé des données liées à l’application et aux sondages
| Type de données | Utilisation | Anonymat ou dissociation | Conservation |
|---|---|---|---|
| Comptes administrateurs | Authentification, permissions et sécurité | Données nominatives professionnelles, séparées par organisation | Pendant la relation contractuelle, puis suppression ou archivage selon les obligations applicables |
| Invitations et participation | Invitations, rappels et représentativité | Conservées séparément des réponses | Selon la campagne, le contrat et les instructions de l’organisation cliente |
| Réponses et commentaires | Analyses collectives et longitudinales | Anonymes Sans table de correspondance | Pendant la durée du contrat |
| Journaux d’audit | Audit et conformité des accès administratifs | Identifient l’administrateur, jamais le contenu consulté ni un répondant | 90 jours |
| Journaux techniques | Sécurité, diagnostic et gestion des incidents | Données minimisées | Durée minimale nécessaire selon le service concerné |
Site et demandes de démonstration
Lorsque vous communiquez avec nous, nous pouvons recueillir votre nom, vos coordonnées professionnelles, votre organisation et le contenu de votre demande.
Le site est mis en ligne au moyen de services exécutés sur Railway. Railway traite la requête technique nécessaire pour retourner la page ou transmettre une demande, mais n’est pas utilisé pour conserver les réponses aux sondages ou les données de campagne.
Le site utilise Vercel Web Analytics afin de produire des statistiques de fréquentation agrégées. Ce service ne repose pas sur des témoins publicitaires ou un profil intersites. Il peut traiter des données techniques associées à une visite, comme la page consultée, la provenance, le type d’appareil, le navigateur et une localisation approximative.
Comptes administrateurs
Pour fournir et sécuriser l’application, nous traitons notamment le nom, l’adresse courriel professionnelle, l’organisation, les rôles et permissions, les données de session ainsi que des journaux techniques et de sécurité.
Invitations aux sondages
Une organisation cliente peut nous transmettre une adresse courriel professionnelle et des attributs organisationnels nécessaires à l’envoi des invitations, aux rappels, à la gestion de la participation et à la représentativité de l’analyse.
Ces renseignements d’invitation sont conservés séparément des réponses.
Réponses aux sondages
Les réponses aux sondages sont anonymes dans Kyogo : elles sont enregistrées sans identifiant direct du répondant et sans table de correspondance permettant de les relier à une personne précise.
Le fichier de réponse ne contient ni nom, ni adresse courriel, ni identifiant de répondant, d’invitation ou de session, ni date de soumission. Kyogo ne conserve pas de table de correspondance permettant de relier une personne à sa réponse précise.
Une réponse peut comprendre les choix effectués, les commentaires rédigés dans les questions ouvertes et un contexte organisationnel limité nécessaire aux analyses collectives. Les répondants ne doivent pas inscrire leur nom ou d’autres renseignements permettant de les identifier directement dans une question ouverte.
3. Pourquoi nous utilisons ces renseignements
Nous utilisons les renseignements uniquement lorsque cela est nécessaire pour :
- répondre aux demandes et organiser une démonstration;
- créer, administrer et sécuriser les comptes;
- envoyer les invitations et rappels autorisés par l’organisation cliente;
- exploiter les sondages et produire des résultats collectifs;
- mesurer la représentativité et corriger les biais de non-réponse;
- détecter les erreurs, prévenir les abus et assurer la disponibilité du service;
- respecter nos obligations légales et contractuelles.
Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée.
4. Anonymat et présentation des résultats
Les données d’invitation servent à gérer la participation, mais Kyogo ne conserve aucune association directe permettant de retrouver la réponse d’une personne. Les réponses anonymes sont utilisées pour produire des indicateurs, des regroupements et des analyses à l’échelle d’une organisation ou de groupes d’employés.
Kyogo applique des règles d’anonymat avant d’exposer des résultats ou des commentaires à des groupes trop restreints. Les résultats servent au diagnostic collectif : ils ne sont pas conçus pour surveiller, noter ou évaluer une personne.
Un texte libre ou un contexte organisationnel très particulier peut parfois suggérer une origine. Kyogo ne conserve toutefois aucune association technique permettant de confirmer cette attribution. Parce qu’une réponse soumise n’est plus directement rattachée à une identité, Kyogo ne peut pas retrouver, modifier ou supprimer la réponse précise d’un répondant.
5. Analyse automatisée des questions ouvertes
Kyogo utilise le traitement automatique du langage pour classifier et regrouper les commentaires, faire ressortir les sujets récurrents dans des groupes d’employés et soutenir la formulation de recommandations.
Cette analyse porte sur les réponses anonymes et sur des tendances collectives. Elle ne sert pas à identifier les auteurs ni à prendre une décision automatisée au sujet de l’emploi, du rendement ou des droits d’une personne.
6. Témoins et mesure d’audience
L’application utilise des témoins strictement nécessaires à l’authentification, à la sécurité et au maintien des sessions.
Le site marketing utilise Vercel Web Analytics pour une mesure d’audience agrégée, sans témoin publicitaire ni profilage intersites. Kyogo n’utilise pas de traceur publicitaire.
7. Fournisseurs, accès et transferts
Kyogo fait appel à des fournisseurs spécialisés aux rôles distincts. Railway exécute le site et les applications sans servir de base de données produit; Supabase conserve les données administratives, les campagnes, les résultats calculés et certaines données analytiques dérivées; AWS S3 conserve les objets bruts des réponses anonymes au Canada. Notre page DPA et sous-traitants décrit simplement la fonction de chaque fournisseur et renvoie à ses documents officiels.
Selon le service et sa configuration, un fournisseur peut traiter des données au Canada ou permettre un accès encadré depuis un autre territoire. Kyogo évalue ces situations et met en place les mesures contractuelles et de sécurité applicables avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
8. Conservation
La durée dépend de la nature du renseignement et des instructions de l’organisation cliente :
- les demandes de démonstration sont conservées pendant le temps nécessaire pour y répondre, effectuer un suivi raisonnable et satisfaire aux obligations légales applicables;
- les comptes et renseignements administratifs sont conservés pendant la relation contractuelle, puis supprimés ou archivés selon les obligations de fin de contrat;
- les listes d’invitation et les données de participation sont conservées selon la campagne, le contrat et les instructions de l’organisation cliente;
- les réponses anonymes peuvent être conservées pendant la durée du contrat pour permettre les analyses longitudinales;
- les journaux d’audit applicatifs sont conservés pendant 90 jours;
- les journaux techniques sont conservés pour la durée minimale nécessaire à la sécurité, au diagnostic et à la gestion des incidents, selon la configuration du service concerné.
Le calendrier précis de conservation, de retour et de suppression applicable à une organisation cliente est documenté dans son contrat ou son accord de traitement des données.
9. Sécurité
Kyogo applique des mesures proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment :
- chiffrement en transit et au repos;
- séparation des organisations clientes;
- contrôle des accès et permissions;
- journalisation des activités administratives;
- sauvegardes et procédures de reprise;
- surveillance des erreurs et gestion des incidents;
- minimisation des données transmises aux outils techniques.
Aucune mesure de sécurité ne peut éliminer tous les risques. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, Kyogo collabore avec l’organisation cliente et effectue les avis requis par la loi et les ententes applicables.
10. Vos droits
Selon votre situation et la loi applicable, vous pouvez demander l’accès ou la rectification de vos renseignements personnels, retirer un consentement lorsqu’il constitue le fondement du traitement, vous désinscrire d’une campagne ou déposer une plainte.
Chaque invitation envoyée par Kyogo donne accès au portail de protection des données. Une personne peut y demander l’accès aux renseignements connus à partir de son courriel, consulter les données disponibles par organisation, gérer son consentement aux courriels et déposer une demande de suppression. La demande d’accès reçoit toujours la même confirmation afin de ne pas révéler si une adresse existe dans le système.
Pour une invitation ou un sondage commandé par votre employeur, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de cette organisation. Vous pouvez également écrire à confidentialite@kyogo.ca. Nous transmettrons la demande à l’organisation responsable lorsque cela est requis.
La réponse au sondage étant anonyme et sans lien avec votre identité, elle ne peut pas faire l’objet d’un accès, d’une rectification ou d’une suppression individuelle.
11. Cadre juridique
Nos pratiques sont conçues en tenant compte de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notamment de ses exigences relatives à la responsabilité, à la transparence technologique et aux contrats avec les fournisseurs de services.
Lorsque Kyogo fournit un service à un organisme public, l’entente applicable tient aussi compte des exigences de l’article 67.2 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
12. Modifications
Nous pouvons mettre cette politique à jour pour refléter une évolution du service, de nos fournisseurs ou du cadre juridique. Une modification importante sera communiquée aux organisations clientes selon les mécanismes prévus au contrat.