Politique de confidentialité

Kyogo est une plateforme de mesure de la satisfaction, de la santé et de la sécurité au travail développée spécifiquement pour les centres de services scolaires (CSS) du Québec.

Nous accordons une importance primordiale à la protection des renseignements personnels des utilisateurs (personnel scolaire, directions, collaborateurs(trices) des CSS), ainsi qu’à la conformité aux lois applicables, notamment la Loi 25 au Québec et, lorsque applicable, le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Renseignements collectés

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la réalisation de nos services, notamment :

• Réponses aux questionnaires (satisfaction, santé et sécurité, risques psychosociaux, engagement).
• Métadonnées organisationnelles minimales (lieu de travail, corps d’emploi, code d’établissement, langue, horodatage).
• Adresse courriel professionnelle, lorsqu’elle est fournie par le CSS pour l’envoi des sondages.

Nous ne collectons jamais de renseignements personnels sensibles non pertinents (religion, orientation sexuelle, opinions politiques, santé individuelle, etc.).

2. Utilisation des renseignements

Les données collectées sont utilisées uniquement aux fins suivantes :

• Adresse courriel professionnelle
  • Envoi sécurisé des questionnaires et rappels associés à une campagne donnée.
• Métadonnées organisationnelles
  • Agrégation des réponses de façon strictement anonyme afin de produire des statistiques et rapports.
  • Correction de certains biais de non-réponse afin d’assurer la représentativité des résultats.
• Réponses aux questionnaires
  • Les réponses sont complètement anonymisées dès la soumission.
  • Elles ne peuvent en aucun cas être reliées, directement ou indirectement, à l’adresse courriel du répondant, ni à toute autre information permettant son identification.
  • Elles sont utilisées uniquement à des fins d’analyse statistique et psychométrique, dans une perspective de prévention et d’amélioration des conditions de travail.
  • Aucun identifiant persistant, clé de correspondance ou mécanisme de journalisation ne permet un rapprochement entre les réponses et une identité individuelle.

Aucune donnée n’est utilisée à des fins de profilage individuel, de surveillance ou de prise de décision automatisée concernant les personnes.

3. Cookies et technologies similaires

Kyogo n’utilise aucun cookie de traçage, de ciblage publicitaire ou d’analyse comportementale.

Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement sécurisé de la plateforme sont utilisés, notamment pour :

• la gestion des sessions de sécurité
• la prévention des accès non autorisés

Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du service et ne peuvent être désactivés.

4. Hébergement, conservation et sécurité

Hébergement et transferts

• Les données sont hébergées exclusivement au Québec (notamment à Montréal ou à Boucherville).
• Aucun transfert de données à l’extérieur du Québec n’est effectué.

Conservation

• Les réponses aux questionnaires, anonymisées, sont conservées pour la durée du contrat liant Kyogo au CSS, à des fins d’analyse longitudinale et comparative.
• Les adresses courriel professionnelles sont conservées uniquement :
  • pour les collaborateurs(trices) actifs
  • pour la durée du contrat avec le CSS
  • et uniquement si le collaborateur(trice) a donné son consentement explicite à participer aux sondages

En l’absence de consentement explicite, toute adresse courriel est supprimée au plus tard un mois après la fin de la campagne concernée.

Les adresses courriel des anciens collaborateurs(trices) ne sont pas conservées.

Sécurité

• Chiffrement des données en transit et au repos
• Accès restreint aux personnes autorisées
• Mesures techniques et organisationnelles conformes aux meilleures pratiques de l’industrie

5. Droits des utilisateurs

Conformément à la Loi 25 et au RGPD, tout utilisateur peut exercer les droits suivants :

• Retrait du consentement (désinscription)
  Les utilisateurs peuvent, à tout moment, demander la suppression de leur adresse courriel de la liste de diffusion pour une campagne donnée, ce qui met fin à l’envoi de questionnaires pour cette campagne.
• Limite liée à l’anonymisation
  Les réponses étant anonymisées dès la soumission et irréversiblement dissociées de toute identité, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer une réponse individuelle après transmission.
• Information et transparence
  Chaque utilisateur peut obtenir des informations sur les pratiques de collecte, de conservation et de sécurité.

Les demandes doivent être transmises à :
confidentialite@kyogo.ca

6. Adresses courriel et responsabilité du CSS

• Portée de la désinscription
  La désinscription est appliquée par campagne.
• Absence de liste noire globale
  Afin de respecter les principes de minimisation et d’anonymisation des données, Kyogo ne conserve aucune liste noire permanente d’adresses courriel.
• Réimportation par le CSS
  Lors d’une campagne ultérieure, si un CSS transmet de nouveau l’adresse d’un collaborateur(trice) précédemment désinscrit, cette personne pourrait recevoir une nouvelle invitation.
• Responsabilité
  En tant que responsable du traitement, le CSS est responsable de s’assurer que les listes transmises respectent le consentement des collaborateurs(trices) et les obligations légales applicables.
  Kyogo agit exclusivement comme sous-traitant, sur la base des listes fournies par le CSS.

7. Responsabilité

Kyogo agit à titre de fournisseur de services et sous-traitant.

Chaque centre de services scolaire demeure le responsable du traitement, notamment quant aux finalités poursuivies et à la base légale de la collecte des adresses courriel.

Kyogo s’engage à respecter ses obligations contractuelles et légales en matière de protection des renseignements personnels.

8. Gouvernance et responsabilité

Kyogo applique des pratiques de gouvernance et de gestion des renseignements personnels alignées sur les standards du secteur public québécois.

À ce titre :

• Un responsable de la protection des renseignements personnels est désigné conformément à la Loi 25.
• Des mécanismes internes de conformité sont en place afin d’assurer le respect des obligations légales, contractuelles et organisationnelles en matière de protection des renseignements personnels.
• Kyogo peut, lorsque requis contractuellement, se soumettre à des audits ou vérifications réalisés par ses partenaires institutionnels, dans les limites prévues aux ententes en vigueur.

Ces pratiques visent à assurer une gestion rigoureuse, proportionnée et transparente des renseignements personnels, en cohérence avec la nature des services offerts par Kyogo.

9. Modifications

La présente politique peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les changements législatifs ou technologiques. Toute modification substantielle sera communiquée aux CSS partenaires.