Traitement des données, DPA et sous-traitants
Cette page présente les fournisseurs actuellement utilisés par Kyogo et les engagements couverts par notre accord de traitement des données (« DPA »). Elle complète notre politique de confidentialité, mais ne remplace pas le contrat signé avec une organisation cliente.
| Question | Réponse courte |
|---|---|
| Où sont les données? | Au Canada |
| Les réponses sont-elles nominatives? | Non |
| OpenAI reçoit-il les verbatims? | Non — les réponses textuelles aux questions ouvertes ne lui sont pas transmises |
| Un employé peut-il consulter et supprimer ces données ? | Oui, pour les données personnelles attribuables |
| Qui contacter? | confidentialite@kyogo.ca |
1. Accord de traitement des données
Lorsqu’une organisation cliente commande un sondage, elle détermine les objectifs du traitement et les personnes autorisées à utiliser le service. Kyogo agit comme fournisseur technologique selon ses instructions documentées.
Le DPA de Kyogo est intégré au contrat ou fourni sur demande. Il couvre notamment :
- la nature, les finalités et la durée des traitements;
- les catégories de renseignements et de personnes concernées;
- la confidentialité et les contrôles d’accès;
- les mesures de sécurité, de sauvegarde et de continuité;
- l’encadrement des sous-traitants et des accès hors Québec;
- l’assistance pour les demandes d’accès, de rectification et de plainte;
- la notification et la collaboration en cas d’incident;
- les règles de conservation, de retour et de suppression;
- les renseignements permettant à l’organisation cliente de réaliser ses évaluations et vérifications.
Pour obtenir le DPA ou le questionnaire de sécurité de Kyogo, écrivez à confidentialite@kyogo.ca.
2. Où les données sont-elles réellement conservées?
L’architecture de Kyogo repose sur une séparation simple :
- Supabase conserve les données administratives, les campagnes, les résultats calculés et certaines données analytiques dérivées dans la région canadienne du projet de production;
- AWS S3 conserve les réponses anonymes aux sondages dans la région Canada Central (
ca-central-1); - Railway met en ligne le site et les applications Kyogo et exécute les requêtes. Railway n’est ni la base de données de Kyogo ni l’entrepôt des réponses.
3. Rôle concret de chaque fournisseur
| Fournisseur | Rôle concret pour Kyogo | Ce qui y est réellement conservé | Héberge des données sensibles (réponses, noms ou prénoms) | Hébergé au Québec ou au Canada |
|---|---|---|---|---|
| Supabase | Authentification, base de données PostgreSQL et API | Comptes administrateurs, invitations, permissions, campagnes, résultats calculés, extraits analytiques dissociés des questions ouvertes et journaux d’audit. Les objets bruts des réponses n’y sont pas stockés. DPA · Sécurité | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Amazon Web Services (AWS) | Stockage S3 chiffré des réponses anonymes | Réponses, commentaires ouverts et contexte organisationnel limité, sans nom, courriel ni identifiant de répondant, d’invitation ou de session. Hébergement au Canada dans ca-central-1. Protection des données · Sous-traitants | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Railway | Mise en ligne du site, de l’application, du portail répondant et des services de traitement | Aucune base de données produit ni aucun objet de réponse. Les requêtes sont traitées pour fournir le service et les accès administratifs sensibles font l’objet d’un audit. DPA · Centre de confiance | — | — |
| Sentry | Détection des erreurs et suivi de la performance | Télémétrie technique minimisée selon la durée configurée. Les réponses, les commentaires, les courriels et l’identité des répondants sont exclus par conception. DPA · Sous-traitants | — | — |
| Resend | Envoi des invitations et des courriels transactionnels | Adresse du destinataire, contenu du message et métadonnées de livraison nécessaires à l’envoi. DPA · Sous-traitants | — | — |
| Vercel | Statistiques agrégées du site et passerelle de certaines fonctions d’assistance | Statistiques de fréquentation agrégées et contenu strictement nécessaire lorsqu’une fonction concernée est utilisée. Aucun identifiant technique de répondant n’est ajouté au contenu transmis. Confidentialité de Web Analytics · DPA | — | — |
| OpenAI | Modèle utilisé par certaines fonctions conversationnelles et d’assistance | Contenu strictement nécessaire à la fonction utilisée, selon les conditions contractuelles applicables. Aucun identifiant technique de répondant n’est ajouté au contenu transmis. DPA · Sous-traitants | — | — |
Ce que Railway fait — et ne fait pas
Lorsqu’une personne consulte Kyogo ou effectue une action, Railway exécute le code nécessaire pour afficher la page et répondre à la requête. Cela ne fait pas de Railway un lieu de conservation des données du produit.
Les services applicatifs exécutés sur Railway ne servent pas à conserver :
- les réponses aux sondages;
- les commentaires ouverts;
- les listes d’invitation;
- l’identité des employés répondants;
- les résultats durables de l’organisation.
Kyogo dispose d’un système d’audit des accès administratifs permettant de savoir quel utilisateur a accédé à quel type d’espace sensible, pour quelle organisation et à quel moment. Ces traces ne contiennent ni réponses, ni commentaires, ni contenu consulté.
Supabase et AWS sont les seuls fournisseurs utilisés pour conserver durablement les données du produit, au Canada. Les autres services techniques n’hébergent ni la base de données produit ni les objets de réponses; leurs accès éventuels sont encadrés par le contrat et le DPA.
4. Anonymat des réponses
Les réponses aux sondages sont anonymes dans Kyogo : le fichier transmis au stockage ne contient ni nom, ni adresse courriel, ni identifiant de répondant, d’invitation ou de session, ni date de soumission. Kyogo ne conserve pas de correspondance directe entre l’identité d’une personne et sa réponse.
AWS reçoit donc le contenu de la réponse sans identité. Supabase conserve les données nécessaires à la campagne et les résultats calculés, mais aucune clé ne permet à un administrateur de retrouver la réponse précise d’une personne.
Comme pour tout texte libre ou toute analyse par petits groupes, un recoupement contextuel peut parfois suggérer une origine. Kyogo ne conserve toutefois aucune association technique permettant de confirmer cette attribution.
5. Analyse automatisée
Kyogo peut classifier et regrouper automatiquement les commentaires ouverts, identifier les sujets récurrents dans des groupes d’employés et produire des recommandations collectives.
Ces traitements n’ont pas pour finalité d’identifier un répondant ou de prendre une décision individuelle à son sujet. Les réponses textuelles aux questions ouvertes des sondages ne sont transmises ni à OpenAI ni à aucun autre fournisseur de grands modèles de langage. Lorsqu’une fonction conversationnelle ou d’assistance distincte fait appel à Vercel AI Gateway et à OpenAI, seul le contenu nécessaire à cette fonction leur est transmis.
6. Hébergement canadien
Les données du produit conservées par Kyogo sont hébergées au Canada. Supabase conserve les données administratives et les résultats dans la région canadienne du projet de production. AWS S3 conserve les réponses anonymes dans la région Canada Central (ca-central-1). Aucun autre fournisseur de cette liste n’est utilisé comme base de données produit ni comme entrepôt de réponses.
Lorsqu’un service technique implique un accès depuis l’extérieur du Québec, cet accès est limité à ce qui est nécessaire, puis encadré par les mesures contractuelles et techniques prévues au contrat et au DPA.
7. Changements à la liste
Kyogo met cette page à jour lorsqu’un fournisseur est ajouté, remplacé ou voit sa fonction changer de façon importante. Les organisations clientes sont avisées selon le délai et le mécanisme prévus dans leur contrat ou leur DPA.
Une organisation cliente peut soulever une objection raisonnable liée à la protection des renseignements personnels en écrivant à confidentialite@kyogo.ca.
8. Références
Les contrats de service conclus avec les organismes publics québécois sont notamment encadrés par l’article 67.2 de la Loi sur l’accès. Les obligations applicables aux fournisseurs de services du secteur privé sont également décrites dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.