Dernière mise à jour : 25 août 2025

Politique de confidentialité – Kyogo

Découvrez comment Kyogo protège les renseignements personnels dans le cadre de ses sondages en conformité avec la Loi 25 et le RGPD.

Kyogo est une plateforme de mesure de la satisfaction et de la santé et la sécurité au travail développée spécifiquement pour les centres de services scolaires (CSS) du Québec.

Nous accordons une importance primordiale à la protection des renseignements personnels des utilisateurs (personnel scolaire, directions, employés des CSS), ainsi qu’à la conformité aux lois applicables, notamment la Loi 25 au Québec et le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Renseignements collectés

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la réalisation de nos services, notamment :

Réponses aux questionnaires (satisfaction, santé et sécurité, risques psychosociaux, engagement).
Métadonnées techniques minimales (lieu de travail, corps d’emploi, horodatage, langue, code établissement).
Adresse courriel professionnelle, lorsqu’elle est fournie par le CSS pour l’envoi des sondages.

Nous ne collectons jamais de données sensibles non pertinentes (religion, orientation sexuelle, opinions politiques, etc.).

2. Utilisation des renseignements

Les données collectées sont utilisées uniquement aux fins suivantes :

Adresse courriel professionnelle : envoi sécurisé des questionnaires et rappels.
Métadonnées (lieu de travail, corps d’emploi, etc.) :
- Agrégation des réponses de façon anonyme afin de produire des statistiques et rapports.
- Correction des biais de non-réponse afin d’assurer la représentativité des résultats.
Réponses aux questionnaires : recueillies et traitées de façon anonyme ; elles servent uniquement à l’analyse statistique et psychométrique pour soutenir la prévention et l’amélioration des conditions de travail.

3. Conservation et sécurité

Les données sont hébergées exclusivement au Québec (Montréal ou Boucherville), dans des environnements sécurisés conformes aux meilleures pratiques (chiffrement en transit et au repos).
L’accès aux données est strictement limité aux personnes autorisées au sein du CSS et de Kyogo.
Les données individuelles sont conservées uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs convenus avec le CSS, puis supprimées ou anonymisées.

4. Droits des utilisateurs

Conformément à la Loi 25 et au RGPD, tout utilisateur peut exercer les droits suivants :

Retrait du consentement (désinscription) : les utilisateurs inscrits aux sondages peuvent, à tout moment, demander la suppression de leur adresse courriel de la base des sondés, ce qui met fin à l’envoi de questionnaires pour la campagne en cours.
Limite concernant les réponses : les résultats aux sondages sont anonymisés au moment de la soumission. En conséquence, il n’est pas possible de modifier ni de supprimer une réponse individuelle après transmission.
Information et transparence : chaque utilisateur peut obtenir des informations sur les pratiques de conservation et de sécurité.

Les demandes doivent être transmises à : confidentialite@kyogo.ca

5. Adresses courriel et responsabilité du CSS (réimportation après retrait)

Portée du retrait : Kyogo applique la désinscription par campagne. Une fois retirée, l’adresse courriel ne reçoit plus de communications liées à la campagne en cours.
Absence de “blacklist” globale : pour respecter l’anonymisation et le principe de minimisation des données, Kyogo ne conserve pas de liste noire permanente d’adresses.
Réimportation par le CSS : si, lors d’une campagne ultérieure, le CSS transmet de nouveau l’adresse d’un employé qui s’était désinscrit, cet employé pourrait recevoir une nouvelle invitation.
Responsabilité : en tant que responsable du traitement, le CSS s’engage à respecter le choix de l’employé et à ne pas réinscrire son adresse dans les listes transmises à Kyogo sans base légale ou consentement approprié. Kyogo agit comme sous-traitant et exécute les envois sur la base des listes fournies par le CSS.

6. Responsabilité

Kyogo agit en tant que fournisseur (sous-traitant). Chaque centre de services scolaire demeure le responsable du traitement et conserve la maîtrise des finalités liées à l’utilisation des données.

Kyogo s’engage à respecter ses obligations contractuelles et légales en matière de protection des renseignements personnels.

7. Modifications

La présente politique peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les changements législatifs ou technologiques. Toute modification importante sera communiquée aux CSS partenaires.